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【编者按】
随着竞争的加剧、市场的不断变化，一个稳健运行的企业必须要有严格和灵活的预算管理！以往一般企业都在年底做预算，整个预算过程需要不同的人员、不同的部门、不同的分支机构必须在一起开上几个星期的会议才能确定下一年度的预算，而且每一个月、每一个季度都必须手工对预算与实际发生的情况进行对比，这种方式很耗时间和精力，而且可能预算没几个数据的差错而导致整个预算控制的失灵…..预算管理的确需要一套系统来完成。
未雨绸缪——真正完成企业的预算管理
随着竞争的加剧、市场的不断变化，一个稳健运行的企业必须要有严格和灵活的预算管理！以往一般企业都在年底做预算，整个预算过程需要不同的人员、不同的部门、不同的分支机构必须在一起开上几个星期的会议才能确定下一年度的预算，而且每一个月、每一个季度都必须手工对预算与实际发生的情况进行对比，这种方式很耗时间和精力，而且可能预算没几个数据的差错而导致整个预算控制的失灵…..预算管理的确需要一套系统来完成。
以往预算经常建立在已经陈旧的信息的基础上，或无法根据周围环境的突然变化进行相应的调整。e-cology提供了一种有效的控制预算处理的方法。使用e-cology可以在更短的时间内产生更好的预算控制。
在泛微，我们通过e-cology系统把预算分成两种：一种是费用预算，一种为收入预算。费用预算在每一个部门都存在，当收入预算只有在销售部和项目部。
在每一年底的时候，每一位员工提交自己的员工级预算申请（费用预算和收入预算）；一个部门中所有员工的预算都由e-cology自动汇总到部门经理，部门经理根据整个部门的情况进行调整和修改，经过部门经理审批的部门级预算就自动流转到泛微财务部经理的门户中，财务经理对预算进行审批和调整同时流转到公司总经理，总经理和相关领导进行修改和调整，调整过的预算通过e-cology自动分发到所有员工和部门经理，如果各部门对相关流转过的预算表没有异议并确认以后，那么该部门的预算就将成为下一年度公司执行过程中的标杆。
有了预算更为重要的是对预算和实际发生的情况进行对照，严格控制预算的执行和适时的对预算进行调整。公司所有费用的支出和报销必须在e-cology上走相应的资金申请流程和费用报销流程。
费用预算控制方面，例如：当每一位员工在创建自己的费用报销申请的时候，e-cology将自动提醒该员工报销的费用是否超支；当该员工提交了以后，该报销流程就流转到部门经理，系统同样会提醒该部门的费用是否超标，如果超标那么部门经理必须提交另外一个预算修改流程，必须在预算修改流程被审批以后原来的报销流程才能被系统通过。这样所有的数据都是只有一个数据源并且与相关的人员、部门、客户和项目相互关联起来，这样才能做到预算的自动控制。
作为公司的领导和部门经理，随时可以查看相关费用类型的预算执行情况，与实际发送的对照表。而且系统对预算超标进行预警流程告知相关人员注意费用控制。
收入预算控制方面，例如：当某一个销售人员签订了一份销售合同，这封销售合同在e-cology中流转批准以后，系统就会自动为这个员工、员工所在的部门、分部、员工所管理的客户身上加载一笔收入，这样收入预算控制方面同样做到完全的自动化。员工、部门和总经理分别根据自己的权限了解到相关收入预算的执行情况，并把收入预算执行情况作为对相关部门和员工考核的依据。
另外e-cology中的各种财务报表可以给出有关预算和实际花费之间差异的实时准确的信息，公司领导和部门经理可以立即跟踪到特殊情况出现的偏差。例如，当市场部经理要对下个期间的市场花费预算进行增加或减少，公司领导可以很容易的根据供应商或事件记录时间表的信息做决定是否增加预算，在发生突然变化而需要直接干涉时，公司领导能更好的实现对预算的管理和控制。
通过e-cology，泛微已经把预算的管理融入到了日常的工作中，在工作的进展中完成了对预算的管理，而并不需要把所有人员、部门、各地分支机构的人员召集起来一起来讨论、研究预算的执行情况。
缺乏集成的系统将导致收集广泛分布在企业组织中的相关信息的努力白费。如果我们能把数据都集中到一个数据库中，并且让这些数据能让组织中的员工们访问到，我们就可以缩短收集信息的时间，并且信息将能保证实时、准确。e-cology可以简单地通过让公司领导和相关人员鼠标点击来合并来自于各个部门的财务数据，作为财务经理将不再需要等待各地财务管理人员的邮件以获得财务数据，而且这些信息将立即出现在非常友好的各种报表中。
在e-cology中所有财务数据都可以收据可查。！e-cology可以数字化的储存原始发票信息。只要将公司的原始票据扫描并输入e-cology ，并把它们和供应商及项目关联起来，这样只要找到供应商、客户、人员或项目卡片得到这些原始信息，再也不要在成堆的资料中搜索了！
随时提取公司的销售收入、成本分布和利润贡献
实时的了解公司销售收入、成本分布以及每一个人员、每一个客户、每一个部门、每一个分支机构对整个公司的利润贡献都是很多企业管理层一直希望完成目标；当以往如果通过手工的方式来获取这些信息就必须等待，等待下属一层一层提交耗时耗力，而且等数据上来以后可能市场情况和环境已经发生了变化，收集上来的财务信息往往落后于现实，所有的工作就变得白费！如何让公司管理能了解企业的运行情况，在这个全球经济的环境下将变得极为重要！
在泛微公司领导通过e-cology的数字化仪表盘只要通过点击鼠标就能轻易的获取相关销售收入和成本分布。泛微公司所有的发票、合同、应收和应付等数据都被存储在统一的e-cology系统中，而且这些信息都直接与客户、项目、人员和部门项目关联，所以公司相关人员就能够立即看到每个客户最新的信用额度、相关的申请和所有的发票和支付款项，每一个项目的预算情况和实际发生情况，每一个部门的收入和支出。同样通过e-cology，我们就可以很方便的了解到所有的付款信息，这样我们可以得到一个即时的、最新的公司所有应收账款的浏览。只需轻击鼠标，就可以得到一份详细的客户清单包括未付款情况，以及客户卡。
能完成这些，泛微制定了相应的公司财务制度配合让所有的财务数据（收入和支出）数据必须在e-cology中流转，这样即解决了数据源统一性和数据获取的实时性！
有了e-cology泛微年终总结会议将变的轻松
每年到年终的时候，很多公司都十分的繁忙。每一位员工、每一个部门都忙着写年度总结报告，整理一年来各种数据并形成各种报表，特别财务部门要向各个部门索取这个财务数据并加班加点的来完成公司领导需要看到的各种数据报表….实际上所有的数据和工作报告应该是在发生的时候就应该记录下来，通过一定报表分析工具，实时向公司的领导层或相关人员分发数据。
在泛微年终总结会议变得相对简单和高效，这都的利于泛微协同商务系统e-cology。会前的数据准备工作几乎没有，只要在开会的时候架设一架投影仪连接上电脑，e-cology为整个年度总结会议已经准备来所有数据和工作汇总报告。
开会的时候，公司领导打开电脑，进入e-cology系统的数据字化仪表盘。点击各个部门，系统就向所有的与会者实时展示该年度这个部门的相关数据：
公司全年累计合同总金额；
公司全年收入；
全年发生的成本；
这些成本分布哪些部门、人员、客户、项目或分支机构上；
预算执行情况（与实际发生的对照表）；
各部门对公司的利润贡献度；
各部门的费用发生详细表；
各部门费用超支表；
应收款项总表及明细表；
应付款项总表及明细表；
与上期的各种对照表；
所有员工和部门的工作汇总表；
……..
所有这些报表都在e-cology中被动态调出，实际上要做到这一点并非不可能，因为所有这些数据都是在日常工作中已经被输入了系统，而无需再次输入和收集。
这样可以避免到年底的时候，看看工作汇总报告都是不错，但真正的业务情况很难追溯！
强大的数据中心：方便数据导入和导出，提高数据的多次利用能力
公司总是需要与外界的机构打交道，哪怕是同一个集团内的企业由于采用不同的系统数据格式，所以希望经常性导入和导出数据已备第三方使用。例如：国家人事部需要每一个公司需要按照他们的格式提交人事数据、国家相关的税务部门需要按照他们的格式提交税务数据、下属公司可能只有一般的excel报表…..如果需要处理这些不同部门不同数据格式的交换并成了一件十分复杂任务！
泛微协同商务系统e-cology为了进一步第三方软件集成，可以很方便把系统中的数据导出为微软的Excel数据格式，或读入第三方提供的excel格式数据。这样泛微的财务部门和人事部门就不必花费大量的时间来处理数据的导入和导出上了！而且所有这些公司e-cology系统7×24提供服务，而不需要IT部门的协助！
在e-cology中我们就可以很方便地把最近的客户资源管理、人力资源管理、财务、工资和选项数据导入到微软的Excel中；而且在导出之前，我们可以在e-cology之中预选设置一些模板方便对方的使用。
当我们想要了解下属或关联公司的业务情况的时候，我们可以为下属公司开通一个下属公司门户，下属公司通过门户提交相关的数据，这些数据由e-cology的数据中心进行处理和分析，即使在异地我们都可以随时了解到我们对下属公司的经营情况做出即时的了解。
谁需要什么数据，只要提交相关流程进行申请，当这个申请被批准以后，e-cology就能自动分发现滚数据到提交申请人的门户中，从而改变了为了获得某个数据而需要寻找不同的部门不同的人员，而且为了核对一个数据还需要反反复复的进行电话沟通。
我们可以很迅速更新我们的数据库。以往当我们想更新数据库的时候，我们会感觉十分的费力？更新过程通常需要在不同的应用程序中登录不同的数据库，这样非常容易发生错误，更不用说所花去的时间了。由于在e-cology里所有的模块都是集成并相互的，这样非常简单就能更新和检查我们的数据库。不需要启动一个新的应用程序或输入复杂的命令行去寻找或更新一个数据记录。例如当我们更新一个产品价格的时候，通过e-cology每个人（包括我们的可以）都可以实时看到其最近的更新。这样就能保证当我们更新数据的时候，而不会出现出现两份报价单或一个产品多种描述！
泛微数据中心为我们提供了最原始的数据，不会被遗失或破坏。所有Excel文件都是建立和储存在中心数据库里的，我们只需要通过提供的连接下载它们。这样，数据中心中将永远有一份持久的数据备份。如果不小心把本地的副本被覆盖/丢失/破坏因而需要恢复原先的文件，我们所要做的就是从数据库再次下载这些文件。不需要建立一个新的申请并需要记住原先申请的参数。文件可以存储在数据库或被删除，这些都取决于用户自己。
