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【编者按】
中小企业选择办公自动化软件（OA）最根本的原则就是实用，实用型OA的根本特点就是：功能实用、使用方便、价格合理、维护简便。
一、中小企业用什么办公自动化软件？
要解决这个问题，先看一下中小企业的需求特点：首先，中小企业电脑数量少，用户数少，所以不需要特别高端的数据库，而以适用为主；其次，中小企业工作流简单，所以不需要特别复杂的功能，而以实用为主；再次，中小企业IT人才缺乏，所以需要产品的易用性和维护性俱佳；最后，中小企业资金有限，所以需要产品的价格相对低廉。
因此，中小企业选择办公自动化软件（OA）最根本的原则就是实用，实用型OA的根本特点就是：功能实用、使用方便、价格合理、维护简便。
中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件。只有这样才能少花钱，多办事，让软件发挥实实在在作用，产生最大的投资回报。
新思创OA专为中小企业量身定做，堪称“中国最实用的OA”，是中小企业实现信息化办公的理想选择。
二、新思创OA解决的问题：
新思创OA解决的是传统企业里面的典型问题，如沟通不畅、效率不高、责任不清、监管不力等。比如：
1、 人员、分支增多，不能及时、准确、顺畅的传达重要信息和文件。
2、 上级和下级、同事和同事、部门和部门之间存在沟通障碍。
3、 匆忙、频繁出差，偏偏最重要的文件资料忘带了。
4、 离职员工将客户资料、市场资料都带走了。
5、 积累下来的先进知识、经验、技巧不能得到充分共享和学习。
6、 不能监控下属的工作进展、了解他的真实想法和实际困难。
7、 花费两个小时去查找一份文件结果仍没有找到。
8、每天都浪费大量的纸张、电话费、时间、精力……
通过新思创OA，用户可以低廉的成本在单位内部建立统一的信息化办公平台，进行工作流、信息流和知识流的整合管理，最终实现：
公共资源的整合；
信息渠道的直通；
决策执行的协同；
办公流程的规范、优化、自动化；
团队协作的跨地区、跨部门、跨时间。
三、新思创OA的核心功能结构：
注：系统新增领导查询、部门主页、人力资源、电子刊物、档案管理、办公用品管理、辅助办公等功能模块，可根据用户需求增添。
四、新思创OA的七大功能：
1、建立内部的通信平台。
建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅、及时、不失真。
2、建立信息发布的平台。
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够随时了解单位的最新动态。
3、实现工作流程的自动化。
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
4、实现文档管理的自动化。
可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、辅助办公。
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化，节省大量的人力、物力、财力，降低办公成，提高办公效率和质量。
6、 信息集成。
我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
7、 实现协同办公。
这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。
五、新思创OA的典型应用：
1、实现流程的规范、优化和自动化
功能：在线审批、电子签章、公文管理、网上填报、报表管理、会议管理、任务管理……
1、 方便的为合同、文件、报表、单据、申请等设置标准统一的模版格式；
2、 审批文件按审批流程自动流转，分级处理，控制越权，时时监控，保留修改痕迹，可加盖电子印章或签名；
3、 可设固定流程，用户也可以自行定义工作流程，并对已有的流程进行方便的修改；
4、 可设公文的紧急程度和自动回复，察看何时收阅，监控流转状态，便于统筹和跟踪处理；
5、 公文具有弹出窗口和声音提醒功能，不会有任何遗漏。
2、实现公司公共信息的整合管理
功能：网络硬盘、规章制度、电子邮件、手机短信、电子新闻、电子公告……
1、 建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、利用；
2、 所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全；
3、 与员工、客户、经销商进行即时沟通，即时响应；
4、 可设置新闻审批人，也可以让所有人自由发布新闻；
5、 在第一时间向所有员工传递公司的各种信息；
6、 将公司的产品、办公用品等各种资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效；
7、 集成公司现有的ERP等管理系统，实现数据的共享，避免重复劳动。
3、建立通畅的信息流通渠道
功能：电子公告、电子新闻、即时通讯、电子论坛、聊天室、投票、网上会议……
1、 员工能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响；
3、 无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；
4、 员工的意见和建议可以直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才；
5、 下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导；
6、 领导层可准确了解员工的思想动态和倾向性，做出正确决策；
4、建立先进的员工办公平台
功能：工作日志、电子计划、电子邮件、个人考勤、个人文件柜、电子通讯薄……
1、 每天记录下自己的工作内容和心得，领导能够随时掌握下属的工作状态，并直接在日记内给予回复和指导；
2、 可设置权限允许不同的人察看日志；
3、 合理计划自己的工作，不再被意外事件打扰；
4、 建立自己的考勤记录，便于日后察看；
5、 建立属于自己的文件柜，存放个人资料、文摘知识、客户资料等，其他任何人都无权察看；
6、 给自己的同事、客户、朋友建立单独的通讯薄；
7、 无论在单位内部还是外部都可以通过系统轻松办公，实现移动办公、远程办公和协同办公。
5、辅助工作管理
功能：资产管理、车辆管理、人事管理、绩效管理、印信管理、电话管理、图书管理、档案管理……
1、 根据各部门的办公需要建立专业的信息化管理系统，提高工作效率，规范办公流程；
2、 加强工作的透明度，促进各部门工作的协调与配合；
3、 实现公司日常办公的全面信息化，促进整体办公效率的提升。
