【编者按】
　　中标普华基于J2EE体系结构的办公自动化系统解决方案，通过实现知识管理、流程管理和事务管理为广大用户量身定制一个简单、适用、价格低廉的以办公自动化为核心的信息化服务平台...

　　1 概述

　　自动化办公系统从20世纪80年代中期开始发展至今已经历了三个发展阶段。今天的OA系统所要完成的使命已经不再仅仅是将信息载体由原始的纸介质过渡到电子方式或是将办公流程简单的由自动化代替原来的手工方式。知识经济时代的办公系统带给人们的应该是一种崭新的管理理念、管理方式和工作方法，它能够带动企业管理者运用这种方式快速发现企业中存在的问题，定位拥有专门知识的人才，实现传统经营方式的转变，节约营运中的各项业务成本并使内部管理结构更加扁平化。同时，帮助企业员工提高个人素质，增强协作意识，合理的采集、传递和运用知识。总之，好的办公自动化系统可以最大程度上的帮助企业运用集体的智慧提高应变和创新能力，增强市场竞争力。

　　中标普华基于J2EE体系结构的办公自动化系统解决方案，旨在依托中标普华各种高品质的产品，在充分考虑中小企事业单位的实际需求和支付能力的情况下，以可靠的信誉为背景、出色的服务为保障，通过实现知识管理、流程管理和事务管理为广大用户量身定制一个简单、适用、价格低廉的以办公自动化为核心的信息化服务平台。　　

　　2 应用背景

　　目前，我国700多万家中小企业信息化程度还普遍偏低，中小企业往往专注于本位产品的生产、销售和研发，绝大多数仍处于手工管理的水平，不能享受信息化对管理和销售带来的优越性。然而，市场的全球化竞争已成为趋势，利用信息技术提升企业的管理水平和核心竞争能力，已经成为中小企业未来争取生存空间和获得更大发展的必由之路。2003年1月1日《中小企业促进法》正式实施，我国中小企业的信息化进程也将开启一个新的阶段，这也将对我国通过信息化带动工业化发展提供更广阔的基础。

　　面对国内形式和大量的市场需求，各家公司纷纷推出了功能各异、各有千秋的OA系统解决方案。从开发的技术手段上，我们可以简单地把这些OA系统划分为三类：第一类是基于IBM Lotus Domimo/Notes平台开发的OA系统，其缺点是平台不够开放，存储结构不是建立在关系数据库平台上，大数据量下的频繁CRUD（创建、替换、更新、删除）操作会大大降低性能。虽然根据IBM对Lotus系列产品的发展路径图，Domino平台存储将会基于DB2平台，同时完全支持J2EE平台，但对于现有客户来说，这是一笔较大的升级成本。第二类是基于微软Exchange平台开发的OA系统，由于Exchange 也没有采用关系数据库的存储方式，和第一类Lotus产品一样存在大数据量情况下的性能问题。上述两类软件是国内OA市场上的主流，基本占到国内OA软件的90%以上的市场份额。第三类是基于应用服务器平台和关系数据库开发的应用系统。即在基于应用服务器（J2EE，.Net等）和关系数据库来开发OA系统。这类系统和其他系统的接口相对容易，并且由于使用了关系数据库系统，处理巨量数据时性能也有大幅度提高。从功能结构上，目前大多数OA系统的功能仍是集中在文件处理、事务处理、流程处理、档案处理等应用上，对于如何将OA系统与管理思想相结合，充分运用并体现知识管理策略仍比较模糊。

　　目前，采用J2EE架构构建的拥有自主产权的企业办公自动化系统应用解决方案已经越来越多的受到了广大用户的关注和青睐。其原因除了J2EE架构系统的跨平台特性、扩展性等强大优势之外，还有就是从2004年开始，国产软件主导政府采购，Linux成为了政府采购的主流，各省市企、事业单位及政府部门为配合国家重大技术创新战略部署，开始重点组织和实施和基于Linux系统的桌面操作系统和办公软件，并支持软件企业自主开发、支持Linux或其他开源系统的数据库、工具软件和应用软件，形成相对完整的自主基础软件体系。此外，对于中小企业来说，由于无法来承受大型软件的成本，而更多的选择了以Linux作为操作系统也是基于J2EE架构的办公自动化系统得以被广泛使用的原因之一。

　　在这种背景下，上海中标软件有限公司通过多年来在相关领域所取得的经验，运用可靠的软件过程管理手段，在充分分析用户的实际需求、了解先进的管理模式的基础上，为广大中小企业用户提出了基于J2EE架构的办公自动化系统解决方案。　　

　　3 适用行业、领域

　　本解决方案支持跨地域的办公模式与移动办公，适用与中小企事业单位的公文管理、日常办公，工作管理、流程管理、知识管理等，也包括信息化尚未入门的企业、需要进一步改善办公方式与内部信息交流环境的企事业等。　　

　　4 需求分析

　　任何一个企业最终的目的是要获得最大效益，而企业的高效益来源于管理者出色的战略、人员工作的高效率、流程的简单优化和信息的快速采集和充分利用。面对市场，所有的企业管理者都希望自己拥有超人一等的智慧、高人一筹的见解和快人一步的先机，而这些都将来源与一个真正能为其解决实际问题的，可靠的信息化服务体系。企业目前所面临的问题主要包括以下几个方面：　　

　　a) 扩大知名度，树立企业良好形象：

　　利用先进的网络传播手段，来进行企业的市场宣传、进行客户需求调查，建立企业与客户沟通的桥梁。

　　b）“资源孤岛”问题：

　　所谓资源孤岛，即企业内部资源和外部资源无法在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系，企业缺少一个动态的、统一的信息应用环境。

　　c）“系统孤岛” 问题：

　　在企业中往往具有多个供应商提供的多个系统，如：财务、库存、生产、销售、人力等管理系统，但却不能集成。由于大量的信息孤岛式的建设，多个系统之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致。需要有一个系统来充当黏合剂，把其他所有系统集成在一起获得所需的全部信息，并在前台界面集成这些信息。

　　d）信息的快速采集，管理、发布和共享：

　　对各种数据的进行统一采集和管理。数据汇集不准确、信息反馈不及时，各个部门都有自己的数据管道，口径未必一样，来源也不尽相同，所以总会出现偏差比较大的情况。通过OA系统，解决“数据管道、数据口径和来源”这样的问题。通过资源共享，让公司各部门的数据之间的“契合度”更精准、更规范。

　　e）文档、数据的存储和归档

　　由于没有统一的管理方式，使得企业中的大量数据、资源、知识、文件等只停留在每个人自己的领域，无法得到充分的利用和共享。或是对以往重要事件的处理意见和处理过程没有详细记录存档，造成“查无实据”或“无从参考”的局面。记录并保存企业在日常管理、工作流程、人事管理、工作管理中产生的文件、数据或其他信息资料，并对其进行归档管理，可在方便查阅的同时杜绝丢失、泄密和混乱。

　　f）理顺企业的数据流

　　管理是一种思路，这种思路可以用数字来表示，当这些数字形成数据流时，也就表示了这一管理思想的过程，理顺了数据流也等理顺了管理。因此要明确部门之间哪些数据需要共享，哪些数据要上报企业领导，哪些部门需要获取外部的知识或信息，企业的哪些数据需要对外发布和宣传，哪些数据需要保密。当数据流理顺后，相应的业务管理流程也就一目了然，管理流程也就理顺了。

　　g）企业内部管理结构的“扁平化”

　　把企业内部过度的分割，还原为一个有机的整体，突破以往层层汇报的管理机制，并确定明确的分工。“扁平化”组织内的每个人，不但对目标有着共同的理解，而且需要对这种理解负责。

　　h）工作流程的自动化

　　健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只要管理者能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来。好流程有三个特点：快捷、规范、低成本，它实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流，起到自动调节和约束作用，大大提高整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力。好的工作流程是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。　

　　i）日常管理的电子化：

　　企业日常事务庞大而繁杂，如何将日常事务规范化、条理化也是办公自动化系统主要解决的问题之一。

　　j）良好的协作关系的建立：

　　如何让企业部门和部门之间、员工和员工之间建立良好的互相监督、互相合作、相互促进，健康循环的企业运行机制。员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮；开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗，避免世故人情，消除暗箱操作；摆脱低级、繁琐、落后的工作内容，致力于核心事务的处理，让整个工作流程变得规范高效。

　　k）提供员工与员工之间、员工与管理者之间紧密沟通和交流的渠道

　　一个企业机体的健康有赖于每个细胞的健康和活跃，让每位员工都参与到企业的建设中是很多管理者的最大愿望。在这一方面的措施不当致使企业不但错过了很多有价值的意见而且失去了发现企业中人才的机会。利用办公自动化系统使领导人和员工能及时、直接得到对方思想，不再依靠个人沟通能力，通过多种形式和渠道使员工畅所欲言，是企业单位的重要需求之一。　　

　　5 系统架构

　　英国BP公司是利用知识管理取得巨大成功的典型范例，他们发明了T型管理方法并将其融入企业文化，大力推广，为企业创造了非凡的效益。所谓T型管理，是指在公司内部自由地分享知识（T的水平部分），同时致力于单个业务单元业绩（T的垂直部分）。成功的T型管理者学会在这种双向责任产生的紧张中生存，最终获得发展。

　　在进行办公自动化系统架构时我们充分吸收了这一理念，首先通过统一认证，单点登录（SSO）方式与“中标普华信息发布平台”“中标普华公共信息平台”集成，有效的解决了对各种结构化和非结构化数据的自动采集、检索、发布问题。并在系统内部提供了电子论坛、在线沟通、电子邮件、员工意见箱等功能实现知识的充分共享。每个业务单元（部门）通过办公自动化系统所提供的各种管理功能，对员工进行有效的管理，全力提升自己的单元业绩，同时将部门之间的业绩进行关联，使其能相互促进和相互推动，部门管理者讨论共同面对的战略和技术挑战，达到各自目标，进而实现整个企业的目标。　　5.1 系统结构　
　