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【编者按】
根据公司的需求分析，点击科技为该公司设计了一套典型的跨地域协同办公解决方案，能够让员工之间，分店与总部之间实现良好的协同办公。
客户背景
香港恒丰珠宝首饰有限公司一直为遍布全球的顾客设计、制造及分销黄金及珍贵金属制成的珠宝首饰、摆件、装饰品、企业礼品等。今天的恒丰珠宝集团已拥有员工3,000多名，每年生产金银珠宝首饰超过800万件，年黄金加工量占香港的1/3，是香港最大的金银珠宝首饰制造商之一。为配合庞大的生产量，集团在香港和中国均设有设备先进的厂房。集团对信息化比较重视，先后实现了ERP系统、指纹门禁系统、中央监控系统、POS系统、协同办公系统和各分店远程监控系统。本次实施协同办公平台的是该集团位于深圳的重要子公司——深圳恒丰珠宝首饰公司。
客户需求
点击科技行业咨询人员在进行了大量的调研后，将深圳恒丰珠宝的需求整理如下：
实时沟通
作为一家珠宝首饰生产商，恒丰珠宝首饰公司的销售以自己专卖店的形式进行。该公司的专卖店分布在全国各地达40余家。这些分店与公司总部需要保持实时的沟通，每天有大量的长途电话与传真。各分店每天有大量的帐务，每周有总结、报告等要通过传真发送到公司总部。这些文档的即时传递、保管、归类都有很大的工作量。
跨地域管理
该公司面临的最大问题就是各专卖店的管理与沟通问题，因各专卖店基本上分散在各个地区，所以因实际“距离感”而造成的分店与公司总部之间人员互相不熟悉，员工很难直观的感觉到是一个整体的公司氛围。进而造成了很多信息沟通不畅，信息流转不及时等问题，工作效率也难以保证。更重要的是公司领导无法真正了解各分店的实际工作情况如何。特别是领导想直接查看各分店的工作情况非常不便。
信息共享
公司根据不同的业务种类分为金饰、银饰、钻石、珠宝等不同的组。每一个业务组都需要设计、生产、库存、发货、报表、分店等不同部门之间共享大量的文档信息。同时，集团公司总部在香港。深圳公司与香港总公司之间每天有大量的信息传递，目前主要通过电子邮件进行，单一的沟通方式带来的信息查找、管理问题已经很明显的显现出来了。
系统简介
根据以上的需求分析，点击科技为该公司设计了一套典型的跨地域协同办公解决方案，能够让员工之间，分店与总部之间实现良好的协同办公。
该方案以点击科技的竞开协同之星（GK-Star）作为协同办公的基本平台，并安装了竞开工作流管理系统来实现内部公文的快速流转，在企业内部网络中布置了群组服务器和工作流服务器以提高网络通讯的效率。同时利用香港该公司的现有资源在Internet中布置了协同服务器，以支持出差的员工通过Internet与公司内部进行协同办公。
商用即时通讯
GK-star集成了电子邮件、即时通讯、手机短信、语音对话、IP电话、视频以及加密文件传输等技术，并与事务关系管理功能配合，是一个先进的通讯平台。恒丰珠宝首饰公司通过这些功能使得员工之间可以实时保持联系。对于总公司领导，可以在员工列表中看到公司全体员工包括各专卖店员工的在线状态，并可以随时与其中任何一名员工进行沟通，即便远在异地，但与公司总部的“距离”仿佛近在咫尺。另外过去很多事情都要通过电话来沟通，经常遇到要找的人不在而信息传递不畅。现在借助多种通讯工具进行沟通交流，大大提高了工作效率。
协作区
协作区是竞开协同之星的主要功能实现手段，它是多人沟通的工具，不受时间、网络和地域的限制，能够支持多人、团队和组织协作办公。目前提供文件共享、日程共享、团队讨论板、名片共享、白板工具五种工具。
该公司每个业务部门、每个分店都建立了协作区，公司相关人员都加入其中。在协作区中成员可以就工作问题展开讨论，共享文档资料，各分店每天将上报公司总部的文档定时上传至协作区，不仅及时，而且文件管理有条理，方便了日后的归类和查询，大大优于过去用电子邮件和传真方式。
通过协作区，总公司领导可以实时查看各部门、各专卖店的工作情况。传统的工作汇报机制需要员工刻意准备，费时费力。利用协作区，领导可以随时进入到该部门或该专卖店的协作区中了解他们的工作情况，对公司的运作有一个实时的掌握。
此外，竞开工作流系统的使用弥补了协作区在处理固定流程事务方面的不足，大大加快了公司内部请假、派车、借款等公文的流转速度，提高了办公效率。
客户收益
由竞开协同平台构建的该公司协同办公解决方案，实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标，为客户带来了以下一些利益。
提高工作效率
方案有效地解决了公司各职能部门、各地专卖店实际工作中的沟通、协作问题，大大提高了工作效率。通过该平台，公司领导能够随时了解员工的工作进度，听取人员汇报，安排工作日程等，员工之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论。提供了一个高度互动、个性化的工作环境。特别是各分店的员工通过此协同办公平台拉近了与公司总部的“距离”，真正实现了远程协同办公，犹如所有人一个大“办公室”中办公一样，沟通渠道非常顺畅！ 平台具有强大的数据信息关联性，改变了过去单一的电子邮件的工作方式，通过即时通讯、手机短信、协作区共享和电子邮件等综合通讯手段，同时提供了强大的数据关联能力，大大提高了信息文档的查找效率，提高了工作效率。
节约办公成本
商用即时通讯及协作区的使用，使原本需要电话、出差或面谈才能解决的问题简化，借助新型的技术手段，大大缩短了沟通的时间，压缩了商务成本，在这个竞争激烈的市场中，成本领先战略是战胜对手的重要战略方向，通过更迅速的市场应变能力取得竞争优势。
管理方式更先进
平台具有良好的网络适应性，能够适应不同的网络环境，公司员工即使出差同样能够及时与公司保持联系，协调各种资源，确保工作任务顺利进行；公司总部与各分店以及移动办公的区域经理之间形成了一个完善的移动办公网络。所以，无论员工身处何地，都可以通过即时通讯、协作区，对其工作状况进行关注，分配工作任务，了解工作进展，这是全新的动态团队管理方式，意味着充分发挥了团队协作的优势，取得市场先机。
项目实施成功后，该公司老总对跨地域协同办公以及跨部门的高效协同给予了高度的评价，他说：“目前国内同类软件中，点击科技是我们见过的理念最先进而且能够实际应用的产品，这也是我们选择点击科技的重要原因。”
