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【编者按】
企业越大，协同办公的必要性越大，产生的价值也越大。新思创协同办公自动化系统吸收了EAI（企业应用集成）和EIP（企业信息门户）的主要思想...
一、方案概述
企业越大，协同办公的必要性越大，产生的价值也越大。新思创协同办公自动化系统吸收了EAI（企业应用集成）和EIP（企业信息门户）的主要思想，着力为企业建立：
·内部通信平台
·信息发布平台
·工作流程的自动化
·各种数据信息的集成管理
·知识管理
·车辆、会议、档案等电子化管理
·分布式协同办公
在本系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，该办公网以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，跨地域、跨部门、跨时间、跨系统，完全实现协同工作与知识管理。
本系统适用、易用、好用，效能当先，以“用”为本，是目前最先进的协同办公自动化系统。
二、方案解决的问题
1、核心问题：
1）工作流的统一；
2）数据流的整合。
2、典型问题：
手工方式内耗了大量的人力、物力、财力、时间成本去处理低端工作
缺乏直效的科学决策数据，人力资源的浪费和管理效能的低下
沟通机制不健全，沟通、监督和指导不及时、不方便、不直接
各种系统造成信息孤岛，无法进行数据共享、知识管理
工作流程复杂，信息失真、执行不力、管理滞后，分工不清、无据可查
难以建设轻松、和谐、开放、学习的组织文化
领导层无法及时了解下属的思想动态和工作进展
沟通不畅、效率不高、责任不清、监管不力、成本过高
三、方案的典型应用
实现流程的规范、优化和自动化
功能：在线审批、电子签章、公文管理、网上填报、报表管理、会议管理、任务管理……
1、 方便的为合同、文件、报表、单据、申请等设置标准统一的模版格式；
2、 审批文件按审批流程自动流转，分级处理，控制越权，时时监控，保留修改痕迹，可加盖电子印章或签名；
3、 可设固定流程，用户也可以自行定义工作流程，并对已有的流程进行方便的修改；
4、 可设公文的紧急程度和自动回复，察看何时收阅，监控流转状态，便于统筹和跟踪处理；
5、 公文具有弹出窗口和声音提醒功能，可设手机短信提醒，不会有任何遗漏。
实现公共信息的整合管理
功能：领导查询、部门主页、网络硬盘、规章制度、电子邮件、电子新闻、电子公告……
1、 建立单位或部门自己的信息中心，存放各种文件资料、产品资料、财务数据、规章制度、员工档案、培训知识等，便于所有员工充分便利的共享、检索、利用；
2、 所有信息都可进行细致的权限管理，保护核心数据安全；
3、 与员工、客户、经销商进行即时沟通，即时响应；
4、 可设置新闻审批人，也可以让所有人自由发布新闻；
5、 在第一时间向所有员工传递公司的各种信息；
6、 将公司的产品、办公用品等各种资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效；
7、 集成公司现有的业务系统，实现数据的共享，避免重复劳动。 建立通畅的信息流通渠道
功能：电子公告、电子新闻、即时通讯、电子论坛、手机短信、投票、网上会议……
1、 员工能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。信息传递不失真、不延迟、不受人为因素影响；
3、 无论是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；
4、 员工的意见和建议可以直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才；
5、 下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导；
6、 领导层可准确了解员工的思想动态和倾向性，做出正确决策。
建立先进的员工办公平台
功能：工作日志、电子计划、电子邮件、个人考勤、个人文件柜、电子通讯薄……
1、 每天记录下自己的工作内容和心得，领导能够随时掌握下属的工作状态，并直接在日记内给予回复和指导；
2、 可设置权限允许不同的人察看日志；
3、 合理计划自己的工作，不再被意外事件打扰；
4、 建立自己的考勤记录，便于日后察看；
5、 建立属于自己的文件柜，存放个人资料、文摘知识、客户资料等，其他任何人都无权察看；
6、 给自己的同事、客户、朋友建立单独的通讯薄；
7、 无论在单位内部还是外部都可以通过系统轻松办公，实现移动办公、远程办公和协同办公。
辅助工作管理
功能：资产管理、车辆管理、人事管理、绩效管理、印信管理、电话管理、图书管理、档案管理……
1、 根据各部门的办公需要建立专业的信息化管理系统，提高工作效率，规范办公流程；
2、 加强工作的透明度，促进各部门工作的协调与配合；
3、 实现公司日常办公的全面信息化，促进整体办公效率的提升。
实现分布式协同办公
通过B/S架构，可以利用internet/intranet实现网络办公，系统支持多分
支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。通过协同办公，最大限度的整合企业的人力、物力、财力，实现系统的最大应用价值。
四、方案的特点
堪称中国最具时效、实效的协同办公方案，快速部署，简单易用
用户可以使用便捷的客户端助手，不登陆系统主界面即可收发文件、通知
无需单独购买、安装数据库，支持多数据库，客户端无需安装任何软件
系统可方便的进行大文件上传，可在线打开CAD等多种格式文件
文档在线编辑审批，支持痕迹保留、电子签章和手写签名
无缝集成视频会议、档案管理、即时通讯、手机短信（免费）等
适应性良好，最大限度支持现有网络、硬件、软件环境
完全实现集团用户的分布式办公、集中式管理
可与财务管理、人事管理、资产管理等系统构建协同办公平台
通用产品 + 个性应用。提供持续的二次开发、多次开发
全国8小时服务响应，可随时随地进行远程维护，软件本身故障问题终身免费服务。
