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【编者按】
协同软件使信息系统成为面向动态团队、面向目标信息系统而不是一个固化流程的信息化系统。针对本案例，协同软件就能很好地解决销售部出现的突发事件，把不可能变成可能，带来了千万大单的入门证。
选协同是有条件的
许维 金蝶软件(中国)有限公司华东区大客户总监
对企业来说，协同软件确实是一个非常有诱惑力的软件平台，但是要考虑企业目前是否真的需要它？系统之间的整合是不是目前企业最大的障碍？
我觉得李勇首先要考虑的问题是，究竟企业现阶段是否真的需要协同系统。
选协同的时机
对企业来说，协同软件确实是一个非常有诱惑力的软件平台，但是要考虑企业目前是否真的需要它？系统之间的整合是不是目前企业最大的障碍？这就好比一个人去买电脑，最新型的电脑永远是代表着更高更快更强，但大多数人会等到其应用最成熟、价格最合适的时候才去买。
这么一个时机的判断需要去做好充分的调研。我感觉案例中李勇目前说的一些需求其实用ERP、CRM完全可以满足和实现，除非是原有系统的功能有局限或者实施得不够彻底，不够深入。我曾在2003年接触过江苏某医药集团，该企业有着60多亿元的营业额，多组织、跨地域的企业架构，有着很多套系统在不同的内部公司运行，但是该企业在协同系统的选型中一直等待至今，该公司董事长说过：“身体决定行动，而不是思维决定行动。”我认为该高层在信息化浪潮中表现得非常理性，软件的先进性只是一方面，企业的环境的匹配决定了“软件的最终价值体现”。
上协同，企业须练几项内功
如果企业断定确实需要这么一套系统，接下来就需要做出针对协同软件的各种评估。
一、明确对协同软件的理解
此类软件是一种“消息中间件”平台系统，包含一系列组件，先在企业内部成立“消息队列”，把企业内部或者外部业务应用的各种管理系统的各种关键关联信息拎出来，然后根据企业的“物流、资金流”来确定什么样的信息需要和什么样的信息“联动”，需要用“转换”组件来保证各类已有管理软件不同“单据”转换规则的制订。最后用“工作流”组件把统一的“信息”进行建模。
例如：把集团企业后台应用在不同平台的关于人、财、物、产、供、销等多种系统，建立起不同系统之间的信息关联，搭建出关联模型，当a系统的某数据发生变化会触动b系统某数据变化，进而自动触发c系统某数据变化等，即按照预先的规则和工作流自动关联生成不同的信息发向流程的处理者，当某人审批处理一个流程后，“结果信息”会流转返回或者流向下一个节点进行处理。企业的应用者不需要进入不同的系统去查看业务数据，协同软件平台会给企业的“各级应用者”一个“统一个界面”去处理权限内的业务。
二、企业的准备
由于不同的企业有着不同的应用系统，同一个企业也有来自不同平台的软件，注定协同软件是一种平台软件，能够根据不同的环境“随需应变”。既为平台系统，就不能像“Office\Windows”一样“所见即所得”，而是需要去进行项目实施，这样的话就对企业自己的技术部门有一定的要求，信息部门要考虑是否有足够的资源去接受供应商的“知识体系转移”。
这是因为，如果完全依赖供应商的力量，信息化的成本会投资过大。并且，最了解企业“内部需求”的人还应该是企业自己，经过培训的信息人员既“懂软件”又“懂业务需求”，这样复合型的人才是企业信息化价值的保证。
三、供应商的选择要素
首先要看协同软件的成熟度，要看该软件的客户群中是否有和自己需求类似的成功案例，全面了解成功案例实施前后变化的分析以及双方资源投入情况和实施阶段及周期。
其次要分析该协同软件的技术，技术的先进性，支持平台的种类。举个极端的例子：Dos技术下的应用再怎么好，也没有人会买。所以平台技术的先进性可以保证投资有效期延长。
还要看协同软件是否易实施、易使用、易维护、易升级。功能无限强大，但是实施复杂是企业的噩梦，需要投入大量的精力、财力去做“得不偿失”的事情是企业信息化的“禁区”。软件的发展趋势应该是遵循：功能更强大的同时，建模实施快速配置化、使用的“智能化”、维护的“便捷化”和升级的“傻瓜化”。毕竟软件如果实现不了价值，对企业只是3元的光盘一张。
同时要考虑供应商的态度。我认为选择“一流厂商”提供的“二流服务”，不如选择“二流厂商”提供的“全力服务”。企业要看供应商如何看待你的项目，如果只是一场“简单的交易”，没有足够的、深入服务的、战略的、持续的支持和定位，会让“企业”遇到沼泽，毕竟此类项目非“快速消费品”。
最后要评估投入的性价比。协同软件国内外均有供应商，究竟谁的更适合，需要做出个全方面的评估，协同软件的应用=软件平台费+实施费用+维护费用+网络费用+硬件费用。在保证效果的同时，需要事前作出Roi的分析。
避免悲观与冒进
周迟 复旦协达软件高级产品经理
选择协同软件时应该注意，不能盲目冒进，误认为只要应用协同软件了，就解决了信息化管理的一切问题。
案例中，李勇对协同软件既爱又怕的态度，主要来源于对协同软件的认识比较模糊，这也是目前许多用户面对协同软件时存在的普遍现状。面对协同软件，如果不认识清楚其概念，可能会错过协同软件最佳选择时机，甚至可能会掉入“协同”陷阱。
认清概念是前提
那么什么是协同，什么是协同软件？协同在汉语字典里的定义很简单，即：互相配合。望文生义，协同软件就是互相配合的软件。例如说：财务管理中，会计的“记账、算帐、编制报表”，这一系列工作可以由一个人完成，支持这些工作的软件就很难说是协同软件。同样是财务管理，一个借款经历“申请、批准、审核、支付”等多个过程，这几个过程又可能涉及不同部门和不同人员，要用计算机来支持这一系列工作，协同软件就是一个很好的选择。 从上我们可以看出，协同软件是：辅助多人多组织共同完成事务的管理软件。协同软件常见的功能包括了：公文与档案管理、个人与资产日程管理、信息门户、知识管理、信息采集与应用集成、流程管理、即时消息、电子邮件等，这些功能可以应用在行政办公、财务管理、项目管理、人事管理、客户管理、物流管理、产品数据管理等方方面面。
案例中的李勇并没有对协同软件的功能与应用进行深入了解，听凭老同桌王鹏的推荐，以及“耐着性子看了十几页”网上搜索的网页，当然会对协同软件是否能够对于本单位的管理有帮助抱有疑惑。李勇应该认真阅读一些有关协同软件的理论和应用资料，结合自己单位的实际需求，再考虑本单位是否应该实施协同软件、该实施哪款协同软件。只有了解协同软件的功能与应用，对照自己所在单位的管理需求，才能够知道自己单位对协同软件的需求现状。没有对协同软件进行必要了解，对协同软件一味地拒绝和不假思索的接纳都是错误的。
避免悲观与冒进
据预测，未来三年内协同软件需求增长率将超过ERP，成为用户管理软件的首选。对协同软件的观望甚至悲观的心态，可能会使具备潜在需求的单位，错过协同软件的最佳实施时期，从而错失一个信息化的美味“馅饼”，影响本单位的信息化建设和管理工作改进。所以，对协同软件持乐观态度，积极去接纳这一新的管理软件，这种心态本身值得肯定。但如果未加辨别一味“吹捧”协同软件，可能会影响新生的协同软件产业健康发展。
要避免误认为协同软件“包打天下”的情况出现。事实上，协同软件的核心思想是“协作”，与ERP软件关注“计划”、CRM软件着重“关系”的管理思想有着本质的不同，并不能实现ERP、CRM的所有应用功能。但随着管理软件的发展，各种管理思想都会在同一软件中有所体现，例如协同软件可以实现客户管理功能，也可以实现一些生产制造的功能，但这些功能并不能体现完整意义上的“关系”管理和“计划”管理。因此我们在选择协同软件时应该注意，不能盲目冒进，误认为只要应用协同软件了，就解决了信息化管理的一切问题。盲目冒进的结果，不仅不能吃好协同软件这个美味“馅饼”，甚至是可能掉入“陷阱”。
协同软件，适用的才是最好的
面对国内外众多的协同软件产品，用户在选择协同软件时，应该从自身的需求出发，选择自己适用的软件。
在了解各个软件的功能与特点时，不能像案例中李勇那样，仅仅听凭厂商业务员粗浅介绍，应该多听听专业机构与媒体的评价，当然，最为重要的是在产品与需求之间，要找到契合点。案例中，李勇所在的单位与王鹏所在的单位，在行业、规模等方面都不一样，王鹏所在单位的协同软件供应商派出的于洋，未能让李勇找到协同软件在本单位的适用价值，并不表明所有的协同软件都不适合李勇单位的应用。
目前，各个厂商提供的协同软件产品在管理思想和应用功能上各不一致，有的在视频与语音通话方面比较强，有的在ERP相关的应用上体现比较好，还有的在实现CRM的关系应用上有优势。
作为新兴的协同软件，虽然各个产品在基本理念与应用功能上有许多类似之处，但目前在国内外都未建立起统一的理论基础和应用标准。因此，用户在选择协同软件时，广泛参考权威机构与媒体发布的资料，认清各个协同软件产品的价值与特点，才能找到自己适用的协同软件产品。
